7 ejemplos de Documentación y Requerimientos para nuevos Empleados (para cumplimiento laboral)
Para cumplir con la normativa laboral y fiscal al contratar empleados en Estados Unidos, se recomienda solicitar y mantener la siguiente documentación:
- Verificación de Elegibilidad para Empleo (Employment Eligibility Verification):
- Formulario I-9 (Employment Eligibility Verification): Este es un requisito federal de la Oficina de Ciudadanía y Servicios de Inmigración (USCIS). El empleado debe completarlo en su primera semana de empleo y presentar documentos que demuestren su identidad y autorización para trabajar legalmente en EE. UU. (ej. pasaporte estadounidense, tarjeta de residente permanente, o una combinación de licencia de conducir y tarjeta de Seguro Social). El empleador debe verificar los documentos y retener el formulario.
- Información Fiscal y de Retención:
- Formulario W-4 (Employee’s Withholding Certificate): El empleado lo completa para indicar su estado civil a efectos fiscales y el número de exenciones o retenciones adicionales que desea aplicar. Esto permite al empleador retener la cantidad correcta de impuestos federales sobre la renta.
- Formularios de impuestos estatales y locales (si aplica): Muchos estados y algunas localidades tienen sus propios formularios de retención de impuestos sobre la renta que el empleado debe completar (ej. el DE 4 en California).
- Información Personal y de Contacto:
- Nombre completo legal, dirección actual, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
- Número de Seguro Social (SSN): Esencial para fines de nómina, impuestos (reporte al IRS) y verificación de elegibilidad para el empleo.
- Fecha de nacimiento (importante para verificar la edad mínima legal para el empleo y ciertos beneficios).
- Información de contacto de emergencia.
- Información Bancaria (para depósito directo):
- Número de ruta y número de cuenta bancaria para configurar el depósito directo de la nómina, que es la forma de pago más común y preferida.
- Acuerdos de Empleo y Políticas de la Empresa:
- Offer Letter (Carta de Oferta de Empleo): Documento que detalla los términos clave del empleo, incluyendo el puesto, salario, fecha de inicio, si el empleo es «at-will» (a voluntad) en la mayoría de los estados, y un resumen de los beneficios.
- Employee Handbook (Manual del Empleado) Acknowledgement: Acuse de recibo firmado por el empleado de que ha recibido, leído y entendido el manual del empleado, que contiene las políticas de la empresa (ej. código de conducta, horas de trabajo, uso de equipo, beneficios, políticas de acoso, etc.).
- Acuerdos de confidencialidad, no competencia o no solicitación (si son aplicables al puesto y legalmente ejecutables en el estado correspondiente).
- Inscripción a Beneficios y Autorizaciones de Deducciones:
- Formularios de inscripción para planes de beneficios (seguro médico, dental, de visión, planes de jubilación 401(k), seguro de vida, etc.).
- Autorizaciones firmadas por el empleado para cualquier deducción de nómina (ej. primas de seguro, contribuciones a 401(k) que no sean obligatorias).
- Información de Antecedentes (si se realiza):
- Autorización firmada por el empleado para realizar verificaciones de antecedentes (background checks), que pueden incluir historial criminal, historial de empleo, referencias, historial crediticio, etc. Es fundamental cumplir con la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) y las leyes estatales y locales pertinentes.
Consulte con su abogado o recursos humanos para ver que es lo que necesita su empresa.