Los impuestos para contratistas en California dependen de tu estructura, de cuánto ganas y de si tienes empleados. La meta no es pagar menos a la fuerza, sino pagar lo justo, a tiempo y con registros que lo respalden.
Esta guía te explica los impuestos más comunes, las fechas clave y qué documentos guardar.
En resumen
- Si trabajas por tu cuenta, pagas self-employment tax de 15.3% sobre tu ganancia neta, si es $400 o más.
- Los impuestos se pagan durante el año con 4 pagos estimados, no solo en abril.
- En California, las LLC y corporaciones pagan un impuesto mínimo de $800 al año al FTB.
- Si tienes empleados, también hay impuestos de nómina federales y del EDD.
- Sin registros es difícil defender tus gastos; guárdalos al menos 3 años.
Impuestos para contratistas en California: los que suelen aplicar
No todos aplican a todos. Tu preparador de impuestos, CPA o enrolled agent confirma cuáles te tocan.
Self-employment tax (impuesto de trabajo por cuenta propia)
Es el Seguro Social y Medicare de quien trabaja por su cuenta. La tasa es 15.3%: 12.4% de Seguro Social y 2.9% de Medicare. Aplica si tu ganancia neta es $400 o más (fuente: IRS).
Imagina que tu ganancia neta del año es $60,000. El cálculo se hace sobre el 92.35% de esa cantidad, o sea $55,410. El self-employment tax sería de unos $8,478, además del impuesto sobre la renta.
Impuesto sobre la renta federal y estatal
Se calcula sobre tu ganancia, no sobre tus ventas. Por eso cada gasto de negocio bien registrado importa. Lo pagas al IRS y al Franchise Tax Board (FTB), la agencia de impuestos de California.
Impuesto mínimo de $800 al FTB (LLC y corporaciones)
En California, las LLC y corporaciones pagan un impuesto mínimo anual de $800 al FTB, aunque no hayan ganado dinero (fuente: FTB). Las LLC con más de $250,000 de ingresos brutos pagan además una cuota según sus ingresos.
Para comparar estructuras, lee LLC, S-Corp, C-Corp o DBA: cuál conviene a un contratista.
Impuestos de nómina en California, si tienes empleados
Debes retener y depositar impuestos federales: renta, Seguro Social y Medicare (fuente: IRS). También debes registrarte y pagar los impuestos de nómina del Employment Development Department (EDD) de California (fuente: EDD).
Si depositas tarde, hay multas. Lee nuestra guía de multas de nómina.
Sales tax e impuesto sobre el uso
En muchos contratos de construcción en California, el contratista se considera consumidor de los materiales que instala. Paga el impuesto al comprarlos y no lo cobra aparte al cliente.
Hay excepciones, por ejemplo con ciertos equipos fijos. Si no necesitas permiso de vendedor pero tienes $100,000 o más de ingresos brutos al año, debes registrarte con el CDTFA para una cuenta de impuesto sobre el uso (Publicación 9 del CDTFA).
Impuestos estimados para contratistas: las 4 fechas que no debes olvidar
Si nadie te retiene impuestos, debes pagarlos durante el año. Son los impuestos estimados: pagos por adelantado, no un solo pago en abril. Así funcionan los pagos federales y los de California.
| Pago | Federal (Form 1040-ES) | California (Form 540-ES) |
|---|---|---|
| 1 | 15 de abril | 30% el 15 de abril |
| 2 | 15 de junio | 40% el 15 de junio |
| 3 | 15 de septiembre | 0% en septiembre |
| 4 | 15 de enero del año siguiente | 30% el 15 de enero |
Si la fecha cae en fin de semana o día feriado, se mueve al siguiente día hábil. Verifica las fechas cada año en el IRS y el FTB.
Si no pagas a tiempo, el IRS y el FTB pueden cobrar multa e intereses. Un pago atrasado en junio también cuenta, aunque pagues todo en abril.
Ingreso bruto vs. ingreso neto
El ingreso bruto es todo lo que cobraste. El ingreso neto es lo que queda después de restar tus gastos de negocio. Pagas impuestos sobre el neto.
Si no registras un gasto, pagas impuestos de más. Si registras un gasto sin comprobante, puedes perderlo en una auditoría.
Un ejemplo con números inventados para ilustrar: cobras $150,000 en un año. Gastas $90,000 en materiales, subcontratistas y camioneta, con recibos. Tu ganancia neta es $60,000, y sobre ese número se calculan tus impuestos.
Qué registros para impuestos guardar y por cuánto tiempo
El IRS pide guardar tus registros mientras pueda revisar tu declaración. En general son 3 años, y 4 años para los de nómina (fuente: IRS).
| Documento | Para qué sirve | Tiempo sugerido |
|---|---|---|
| Facturas a clientes y depósitos | Comprobar tus ingresos | 3 años como mínimo |
| Recibos de materiales y gastos | Comprobar tus deducciones | 3 años como mínimo |
| Registros de nómina | Impuestos de empleo | 4 años |
| Compras de equipo y vehículos | Depreciación y venta futura | Mientras los tengas, y 3 años más |
| Declaraciones de impuestos | Historial | Indefinido, recomendado |
El riesgo de pagar en efectivo sin registro
Pagar en efectivo sin registro no es un ahorro. Pierdes la deducción de ese gasto y te expones a multas de nómina.
Sin recibo ni nómina, no puedes comprobar lo que pagaste. Lee pagar en cash a empleados: riesgos.
Bookkeeper y preparador de impuestos
El bookkeeper (tenedor de libros) ordena tus ingresos y gastos cada mes. El preparador de impuestos usa esos libros para presentar tu declaración y planear.
Si los libros llegan ordenados, el preparador puede ayudarte a pagar lo justo. En ODC llevamos los libros con nuestro servicio de bookkeeping. Los impuestos los preparan aliados independientes.
Qué hacer ahora
- Abre una cuenta de banco solo para impuestos.
- Cada vez que cobres, pasa ahí un porcentaje fijo.
- Anota en tu calendario las 4 fechas de pagos estimados.
- Pide a tu preparador que confirme cuánto apartar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo apartar para impuestos?
Depende de tu caso. Muchos contratistas apartan entre 25% y 30% de su ganancia neta. Tu preparador de impuestos puede calcular un porcentaje más preciso según tus ingresos, tu estructura y si tienes empleados. Lo importante es apartarlo cada vez que cobras, no al final del año.
¿Qué pasa si no pago los impuestos estimados?
El IRS y el FTB pueden cobrar multa e intereses por pago insuficiente, aunque pagues todo al presentar tu declaración. Si ya te atrasaste, pide a tu preparador que revise tu caso antes de la siguiente fecha. Pagar algo a tiempo suele ser mejor que no pagar nada.
¿Tengo que pagar sales tax como contratista?
En muchos contratos de construcción en California el contratista se considera consumidor de los materiales y paga el impuesto al comprarlos. Si no necesitas permiso de vendedor pero tienes $100,000 o más de ingresos brutos al año, debes registrarte con el CDTFA para una cuenta de impuesto sobre el uso. Revisa la Publicación 9.
Cuándo hablar con un profesional
Este artículo es una guía general. Si tu caso incluye una carta del IRS, del FTB o del EDD, una demanda, un accidente o un cambio en la estructura de tu negocio, habla con un abogado, un preparador de impuestos (CPA o enrolled agent) o con la agencia oficial. Cada caso es distinto.
Cómo te ayuda ODC
En Oficina del Contratista llevamos tu bookkeeping al día: registramos tus ingresos y gastos, conciliamos tus cuentas y te explicamos tus reportes en español. Para impuestos, payroll, seguros o temas legales te conectamos con aliados independientes; ellos prestan esos servicios, no ODC. Ver todos los servicios.
¿Quieres tener tus registros listos para tu preparador de impuestos? Escríbenos por WhatsApp.
Referencias
- IRS – Self-employment tax — Tasa de 15.3% y umbral de $400
- IRS – Estimated taxes — Fechas de pagos estimados federales (Form 1040-ES)
- FTB – Estimated tax payments — Porcentajes y fechas de pagos estimados de California (Form 540-ES)
- FTB – Business entities — Impuesto mínimo de $800 y cuota de LLC
- CDTFA – Publicación 9, Construction and Building Contractors (PDF) — Contratista como consumidor de materiales; impuesto sobre el uso
- IRS – Recordkeeping — Tiempo para guardar registros: 3 años, 4 años los de nómina
Dirige Oficina del Contratista, un servicio de bookkeeping en español para contratistas. Tiene experiencia en administración, ventas y consultoría a negocios de construcción.
Aviso importante: este artículo es solo educativo e informativo; no es asesoría legal ni fiscal. Puede contener errores o estar desactualizado. Antes de tomar decisiones, verifícalo con un experto o abogado con licencia.
